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HR 感到疲累，往往因為瑣事過多。
候選人詢問時間、業務催促進度、面試官缺乏回饋、新人查詢制度、老闆要求盤點。
雖非大事，卻件件都能打斷工作流程。
若你已在使用飛書，這些重複性工作不妨先移交給 Aily 處理。
請收好這些指令詞，下次便無需從零開始重來。
01 面試排程：不用再反覆確認時間
面試排程最令人困擾之處，並非發送邀請。
而是需要協調候選人、面試官及業務負責人之間的時間表。
你可讓 Aily 先行查詢各方忙閒狀況、找出共同有空檔，隨後生成邀請及通知。
試下這樣輸入指令：
幫我安排候選人張三的首輪面試。請查詢其可用時間及三位面試官本週忙閒情況，推薦三個 45 分鐘的共同時段，並撰寫候選人邀請電郵與面試官通知。
你所需的，不再是重新協調一切。
只需在其建議的時間範圍內，選定一個最適合的時段。
02 跟進候選人：進度無需憑記憶
同一職位同時推進多位候選人時，很容易變得混亂。
誰約了面試？
誰在等候回覆？
誰尚未收到 Offer？
誰久未獲更新？
倘若這些資料散佈於群組對話、電子表格及私人聊天中，HR 每次都得重新搜尋整理。
試試對 Aily 這樣指示：
幫我整理本週所有候選人進度。請從招聘表、相關群組及面試記錄中摘錄資訊，按職位輸出候選人狀態、目前瓶頸、下一步行動及負責人。
如此你看到的將不是一堆雜亂訊息。
而是一份可持續推進工作的候選人進度表。
03 員工諮詢：別在群組中搜尋問題
HR 群組內容最容易變得混雜。
招聘、入職、考勤、薪酬、福利、證明文件、離職等問題均混合在一處。
何人負責、是否緊急、有無回覆，全需你自行判斷。
你可設定每日固定向它詢問：
讀取 HR 諮詢群今日訊息，按招聘、入職、考勤、薪酬、福利、證明、離職分類，提取未回覆的問題，標註緊急性，並草擬回覆內容。
這意味著你不必逐條往上翻閱。
先讓 Aily 篩選出問題、歸類並排序優先級。
再由你確認如何回覆。
04 培訓回顧：無需四處湊數據
報名、簽到、滿意度、群組反饋、講師意見皆零散分布。
若要進行回顧，首要步驟往往是四處尋找素材。
以往須親自逐一打開、複製並匯總。
現在則可先讓 Aily 整理初稿。
可以這樣指令：
讀取本次培訓報名表、簽到表、反饋表及培訓群訊息，分析報名率、出席率、滿意度、高頻反饋及改進建議，並生成培訓回顧文件。
它會先整合零散資訊，你再檢視哪些反饋值得採納，或將建議轉化為下次培訓的改善措施。
05 人才盤點：無需臨時搜集材料
人才盤點最怕臨時補齊資料。
績效紀錄存於表格中。
OKR 文件存放在文檔裡。
項目貢獻則分散於周報和會議紀要中。
最終 HR 雖需作出判斷，此前卻已花大量時間尋覓資料。
此步驟可先交由 Aily 協助聚合資料。
可這樣指示：
讀取員工李四過去六個月的績效紀錄、項目文檔、主管反饋、OKR 及相關會議紀要，生成人才盤點摘要。內容涵蓋關鍵貢獻、優勢、風險、發展建議及待確認事項。
自此，盤點之前，你即可見一份經整理的員工畫像初稿。
HR 隨後再根據業務現況、團隊需求及主管反饋，作出最終評估。
若你想先嘗試一次，可直接複製以下語句：
讀取我今日的未讀訊息、日程、任務、電郵及近期會議紀要，僅保留需我採取行動的 HR 事項，按「必須今日處理 / 本週處理 / 可稍後關注」分類，標註來源、相關人員、截止時間及建議下一步，生成一份「今日 HR 行動清單」。
從此，重要事宜交由你溝通與判斷。
至於蒐集訊息、瀏覽文檔、整理表格及生成初稿等重複工序，則可先移交至飛書 Aily 智能夥伴。
不妨從單一任務開始嘗試
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讓 Aily 接手你的首個 HR 任務吧！