唯有運用優質的系統，方能持續打造出充滿溫度的產品。
身處瞬息萬變的市場，一間高速成長的消費品企業如何能保持「元氣速度」不減？元氣森林的秘訣，不单是尋獲一款好用的系統，更在於經歷了一場由「系統優先」轉變為「管理先行」的理念革新。
於 2025 年的飛書項目新品發布會上，來自元氣森林的營銷流程主管高佳，借由「好自在」問世的實例，揭曉了元氣森林怎樣依托飛書項目，構建起一個融合決策、研發與營銷的「項目管理創新引擎」。這不僅關乎工具的應用，更是一場關於組織如何將先進的管理理念，轉化為可複製、可積累及可持續增長體系的深刻反思。
以下是其演講全文。
各位好，我是高佳。
很榮幸能站在此處，代表元氣森林，同大家分享我們在運用飛書項目進行管理時的一些心得與體會。
主辦方非常細心地在各位的手提袋中，放上了元氣森林的一款產品——好自在紅豆薏米水。這份紀念品，恰是我們內部透過高效協作，跑出「元氣速度」的最佳見證。支撐這個「元氣速度」的，正是我今天想分享的重點——一個基於飛書項目而打造的項目管理「創新引擎」。
在分享這個引擎之前，我想先讓大家認識一下元氣森林。我們是一家年輕的企業，2015 年率先成立研發中心，直到 2016 年公司才正式註冊。從誕生那天起，我們便堅信，偉大的公司是靠用戶至上，依靠一点一滴打造高标准、高口碑的優質產品來贏得消費者青睞。在元氣森林，我們對好產品的定義很簡單：所謂的好產品，即是我們樂意推介予家人與好友的作品。
理念轉型：
從“手工坊”到“管理思維先行”
然而，伴隨公司的快速發展，我們也遭遇了所有成長型企業都會面臨的挑戰。
一個項目從立項到結案，按照傳統作業模式，首尾可能需要用到文檔、數據表、飛書訊息、OA 等多種工具。這不僅導致流程無法統一，許多信息還需重複填寫，令工作成本高昂。更麻煩的是，項目的關鍵信息散落在各種聊天記錄和文檔之中，搜尋起來十分繁瑣。例如在總結時，若要找尋立項時的決策依據，往往得耗上半天時間去翻查聊天記錄。
針對這些缺失，我們的領導曾明確指出：「要盡可能杜絕零散雜亂的檔案及重複性的數據表格。」這句話背後，其實體現了我們對當時管理模式的反省：我們的效率，正被這些離散的、「手工坊式」的工具嚴重拖累。
為了解決問題，我們也曾走過一些彎路，甚至嘗試過自研系統，但隨即被叫停。他直擊要害地指出：「若未建立清晰的項目管理機制，即便搭建出來的系統也只是空中樓閣。」
這次的經歷讓我們深刻明白，任何系統或工具都只屬輔助手段，在尋找工具之前，必須先釐清自己的方法論。究其根本，數字化轉型其實就是管理理念的轉型。核心思路應當是：先確立標準流程，再配置高效系統。
於是，我們回歸本源，啟動了一場內部項目管理的優化行動。我們先從最複雜的線上營銷項目入手，從繪製流程圖開始，精心打磨每個節點的價值：負責人是誰？輸入是什麼？交付物是什麼？決策點又在哪裡？待流程順暢後，我們先用過往的文檔作業方式，在線下將整套流程試行了一遍。
經過這一輪優化，我們逐漸積澱出兩個重要方法：第一是場景化，尋找各種應用場景來推動使用，令系統自動化；第二是分層分類，在設計系統時就想清楚每個欄位、每個節點的歸屬，避免重複與冗餘。
飛書項目：
我們管理思維的“編譯器”與“執行器”
最終，飛書項目成為了我們的首選。
飛書項目的底層邏輯——分層、分類、自訂欄位等功能，與我們的方法論高度契合。舉例而言，產品研發和品牌營銷這兩類項目，流程與場景截然不同。在飛書項目裡，我們透過「工作項管理」能力，可為各類項目配置截然不同的欄位、流程、視圖和自動化作業，讓我們的理念得以完美落實，而這恰恰是許多流程固化的系統無法實現的。
因此，飛書項目成了我們這套管理思想的「編譯器」與「執行器」。當我們將這套管理理念與飛書項目深度融合，並貫穿於一個產品從 0 到 1 的全過程中時，得到的就不單是一個簡單的項目管理工具，而是一個強大的「項目管理創新引擎」。
“好自在”問世記：
三大引擎如何協同作戰
接下來，我就以各位手中的「好自在」為例，來拆解這個引擎，看看它是如何透過決策、研發和營銷這三大子引擎的協作，將一個模糊的產品概念，打造成一款真正的好產品。
一、決策引擎：從好點子到結構化的好方案
一個好點子要變成一個好方案，需要解決三個難題：確保輸入信息的質量、保證決策過程的客觀公正、確保決策結果的執行效率。
過去，產品立項需要撰寫文檔，即使有模板，寫出的內容也是五花八門，缺乏標準化和結構化，這無疑降低了評審的效率與準確性。現在，我們將立項從「寫文檔」改為「填表單」。我們將提案所需的所有欄位在飛書項目中打磨並創建好，做成標準化的詳情頁。產品經理只需填寫新建表單，其提報內容就會以統一格式呈現，大幅減輕了評委的理解負擔。
如此一來，當「好自在」在決策引擎中通過審核後，我們得到的就不再是一份模糊的「會議記錄」，而是一份包含了所有關鍵信息、目標共識以及風險預警的結構化「作戰指令」。
為了保證決策質量，我們還引入了飛書項目的投票控件。現在，項目經理提案後，評委們先各自投票，開票後再針對結果發表意見。這個小小的改變，讓我們看到了每位評委最真實、未經干擾的觀點，確保了決策的客觀公正。
決策通過後，我們打通了飛書項目和飛書審批。負責人只需點擊立項節點上的「完成」按鈕，一張定製的審批表單就會被自動創建並流轉，所有信息自動抓取，無需重複填寫，真正打通了從決策到執行的「最後一公里」。
二、研發引擎：從好方案到不走樣的好味道
至此，「好自在」拿到了「入場資格」，但從概念到一瓶真正的飲料，研發環節的挑戰更為嚴苛。飲料行業最大的挑戰就是消費者口味變化太快，而傳統研發週期長、協作複雜，信息在傳遞過程中極易衰減和失真。
現在，我們透過飛書項目，將產品的整個生命週期，從概念、研發、設計、測試到上市的全部過程進行分層管理。所有相關方都在同一個地方作業，信息實時同步，進度一目了然。飛書項目裡的「口味卡片」成了我們唯一的「數字產品藍本」，從決策引擎傳遞過來的所有關鍵信息都被鎖定在這裡，從根本上解決了信息對齊問題。
在研發階段，我們啟動了內部成熟的「口味五環路」流程。這是內部積澱的一套方法論，從本質上來說，就是把啟動、立項、決策、檢視、核准等關鍵環節，有機地串聯起來，形成一個閉環。
在過去效率較低的用戶口味測試環節，我們引入了 AI 口味測試功能。研發經理在飛書項目發布測試任務，招募信息透過自動化推送到大群。同事們在群內回覆體驗後，AI 會自動抓取這些零散反饋，處理後回傳至飛書項目實例中，甚至能對反饋進行定級並生成「想天天喝」或「不想再喝」等標準化標籤。這套流程，真正達到了我們想要的「讓系統自動化」效果。
三、營銷引擎：從好味道到引爆市場的好聲量
我們有了自己和家人都願意喝的好飲料，但挑戰才剛剛開始。當今的媒體環境極其複雜，一個新品上市，可能要同時管理戶外廣告、抖音 KOL、明星直播、線下快閃店等多種資源，執行複雜度遠超以往。
過去，項目經理靠一張巨大的排期表管理人、貨、場，一旦更新不及時或出現失誤，前線就可能陷入混亂。現在，我們將整個營銷戰役，從立項、資源規劃到執行複盤的全流程，都濃縮到了飛書項目的一個工作項視圖裡。每個渠道、每個資源的進度都清晰可見。當小紅書渠道的負責人更新了筆記發布時間，抖音的負責人就能立刻看到並調整節奏。信息的同步，從過去的「人肉通知」，變成了「系統自動化推送」。
同時，我們也為戰役中的不同角色搭建了專屬「駕駛艙」。CMO 看到的是預算和結果，項目負責人關注的是進度與風險，而一線執行同事的視圖裡只有她負責的任務。透過細分視圖，我們讓每個人只看得到自己需要的信息，確保了指令的清晰與行動的高效。
從“管理項目”到“經營體系”
回顧「好自在」的問世，我們得到的遠不止一個爆款。我們真正獲得的是可衡量的業務價值：科學的決策帶來了更少的無效 SKU，精準的執造就造就了更高的營銷精準度，高效的協作實現了更快的上市時間。
基於飛書項目，我們不再是管理孤立的項目，而是在經營一個能持續產出好項目的體系。而這套體系，才是我們未來增長最核心的護城河。
我們另一項收穫，是組織能力的積累。所有的數據和決策都留存在飛書項目裡。就像一位同事說的：「當我們回頭檢視時，才會發現，當初的決策為何是對的，或為何是錯的。」這種可追溯、可總結的特性，是我們組織最寶貴的資產。展望未來，這些珍貴數據將成為我們深入業務分析乃至 AI 應用的堅實、乾淨的基礎。
今天，我們擁有了「好自在·紅豆薏米水」；未來，我們希望借助這套體系，孵化出不斷滿足不同用戶需求的無數個「好自在」。在元氣森林，我們的使命是「一群有愛心的人，在有愛的組織裡，創造有愛的產品」。而今天我想說，我們更需要憑藉優秀的系統，才能持續成就有愛的產品。
我們用飛書項目打造的，不僅僅是一個項目管理系統，它更是一個好概念的孵化器，一個好產品的放大器。它讓我們有信心，在這條創造有愛產品的路上，走得更迅速，也走得更遼遠。
多謝大家。