外貿團隊如何用飛書 AI 搭建出海訂單管理系統：Excel 之外的新選擇

標榜零公式、零代碼，實際學習成本因人而異。

初次嘗試拓展海外市場，難免會遇上不少挑戰。

涉及多種貨幣、跨境物流、跨時區客戶溝通……訂單分散在各個平台後台，庫存量需國內與海外倉分別記錄，客戶追蹤全憑銷售人員。

成熟系統功能齊全但過於龐雜，初創階段往往用不到那麼多；若自行使用 Excel，設定欄位、梳理關係，反而容易弄得一團糟。

久而久之，業務數據便會變得凌亂不堪。

今日本就為你演示如何使用飛書 AI，只需寥寥數語和短短幾分鐘，便能嘗試搭建屬於你自己的海外業務管理系統，實際所需時間視需求複雜度而定。

👀 不妨先來看看短時間內可嘗試搭建何種規模

以一箇典型海外團隊為例，經 AI 生成的系統通常涵蓋以下模塊（實際內容隨需求而變，視具體業務而定）：

📊 數據表單

一般可涵蓋客戶、產品、潛在商機、訂單、庫存、物流等範疇，表與表間的關聯可由 AI 協助配置，亦可嘗試轉化為管理應用；實際模塊與關聯準確性宜於生成後逐一核對。

🤖 自動化工作流

一般可設定於訂單狀態變更時，透過飛書發送訊息通知負責人；庫存低於設定的安全線時，亦可設定提示庫存管理員跟進，實際觸發情況建議先行測試驗證。系統可自動警示相關責任人，但仍建議團隊定期覆核關鍵數據。

📈 數據視覺化看板

銷售業績看板：可嘗試呈現訂單總量、本月成交額、月度走勢及狀態分佈；庫存周轉看板：可嘗試展示各倉庫庫存量及預警詳情，實際呈現以生成結果為準。

🖊️ 看似複雜，究竟如何搭建？

倘若已有現成表格數據，一般可直接導入，實際支援格式以產品現況為準。

將 Excel 或線上試算表匯入後，AI 可嘗試識別內容並整理數據關聯，亦可能協助生成數據看板，識別準確度建議抽樣核實。導入後不妨先核對各表之間的關聯設定是否準確。

若無現有底表，可按三個主要步驟開始。

第一步：提出一句需求

開啟飛書多維表格，輸入你的要求，例如：

我有一個 5 人的小團隊，從事電子設備的海外業務，請幫我設計一套管理系統

若你有更清晰的業務方針，例如銷售品項、團隊人數或最棘手的痛點，提供的資訊愈豐富，生成的系統愈為量身定制。

第二步：核實具體細節

飛書 AI 並非直接執行，而是先與你核實構建表格的細節，你僅需透過對話或點擊選項來確認，例如：

核心管理哪些模塊？需要哪些自動通知？需要設立哪些數據看板？

輕輕點選幾下即可完成，實際時間視需確認的細節多寡而定。

第三步：等候 AI 部署完畢

點擊「提交」後，飛書 AI 將按你的業務需求調用合適的表格模板展開搭建，模板是否適配仍需自行檢視。

等待 AI 處理期間，表格、欄位配置、關聯設置，以及工作流與看板視圖通常可一併生成，數據展現較直觀；惟打開後仍建議先核對設定再正式投入使用。

這是一套可隨時透過一句話進行調整的系統

若覺得訂單狀態有誤？想查看新維度？或有新增數據？可直接導入網站數據、輸入文字與 AI 對話，一鍵在原系統內調整。若介面提供版本回退或修訂功能，可先在測試資料上驗證後使用。

若要分析既有數據，可向飛書 AI 指示「請幫我分析過去 1 個月的數據，製作可視化分析報告」，AI 將按你的指示整理數據並輸出報告，報告中的判斷仍宜由團隊覆核。

無論是由少數人組成的創業團隊，還是規模較大的成熟部門，均可考慮以多維表格嘗試構建業務系統，實際建置速度視需求複雜度而定。

小團隊可用它嘗試建立首套系統；較大團隊可用來驗證商業構想或搭建臨時項目管理工具，實際建置與排期仍視治理要求而定。

可先在測試環境輸入海外業務需求，再核對生成結果。

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